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高校图书馆档案管理工作创新研究

2020-12-21 03:48:38 黄河黄土黄种人 2020年6期

李超

随着我国经济的飞速发展、现代化建设的不断加强,各高校对于图书馆工作越发重视,不断提高档案管理工作质量。档案承载了图书馆的学问信息,对图书馆工作进行了真实和客观地记载,反映了图书馆的发展状况。图书馆作为展示高校学问的窗口,从方方面面影响高校教学和科研工作水平。目前我国高校图书馆档案管理工作受到管理方法、管理人员等多方面的影响,档案管理工作的效果不够理想,与实际要求相差甚远。文章通过对高校图书档案管理工作的现状分析,提出了相应的图书馆档案管理工作创新的建议与措施,以期为我国高校图书馆的发展起到积极的促进作用。

图书馆作为高校对外输出的窗口,为高校科研工作提供了重要保障。相对于高校其他行政机构,图书馆具有很强的独立性。图书馆存储了大量文件材料档案。作为一项原始记录,高校图书馆档案真实反映了高校图书馆各阶段工作的开展情况,并为领导的管理决策和高校的学术科研提供了重要依据。加强高校图书馆的档案管理工作,挖掘档案管理工作的创新点对高校图书馆的发展与建设意义重大。

一、高校图书馆档案管理的作用及意义

(一)高校图书馆档案管理的作用

1.为高校图书馆的建设提供可靠依据

高校在举办各类日常与学术科研活动时会产生大量的文字、图片及视频资料,这些资料记录了图书馆发展的重要历程,具有很高的研究价值。通过对这些资料的研究与分析,能够得出一些结果。这些结果具有很强的规律性,为高校图书馆的决策工作提供可靠依据,明确图书馆未来的发展与规划方向。

2.系统地评估与提高高校图书馆的管理水平

高校图书馆类别丰富、数量巨大,包含文献采购档案、经费档案、行政档案、人事档案及党群工作档案等。不同类型的档案能够反映出高校图书馆不同方面的问题,不同高校对不同档案类型的需求有所差异。其中,文献采购档案可反映出高校对于不同类型文献的侧重,人事档案记录了图书馆人事的变动信息,经费档案能够清楚了解到高校图书馆的收入及消费情况。这对于高校图书馆管理水平的评估起到了参考作用。

3.对高校的教学和科研工作方向精准定位

借阅档案是高校图书馆最重要的档案之一。科研能力是高校发展的核心,通过对文献借阅档案的管理,可充分了解到教师及学生借阅文献的内容、深度层次、阅读时间等。在对这些数据进行分析后,高校能够对科研工作的方向进行精准定位,及时更新科研及教学工作方面的决策。

(二)高校图书馆档案管理的意义

1.对我国学问的发展有支撑意义

档案可真实反映国家与民族的学问发展历程,是学问的重要物质载体之一。因此,图书馆是高校学问的载体,为信息的传播与常识的传输提供媒介。完善高效图书馆的管理工作,建立健全图书馆系统与管理体系,可为我国的学问发展提供极大的支撑。

2.对高校图书馆的发展有参考意义

高校领导在做出决策、颁布相关政策时需要有所根据与参考。档案作为高校图书馆的原始记录,具有极强的参考意义。人事档案可清楚记录人员的用工及工作情况,对于人员的业绩考评、薪资标准、任免决策提供了重要参考;经济档案则能反映出高校图书馆的经济发展情况及国家、学校对科研工作的重视程度等。这些均能体现出高校图书馆的发展与规划方向,具有重要参考意义。

二、高校图书馆档案管理目前存在的问题

(一)对档案管理的意识与重视度欠缺

对档案管理的重视度欠缺是目前高校图书馆在档案管理工作中存在的普遍问题。由于工作人员对档案管理的不重视与疏忽管理,图书馆没有集中的档案存放室,各部门的档案独立保管,没有形成系统。因此,在后续图书馆的搬迁与扩建过程中,造成了大量档案文件丢失和损坏,这种现象对学校的科研工作定位及图书馆的发展带来了一定阻碍。

(二)管理人员专业素质有待提高

目前,高校图书馆档案管理人员的专业素质还没有达到应有的高度。高校图书馆负责档案管理的工作人员不仅数量少,在专业性方面也十分欠缺,经常出现临时工作人员的调动,缺少专业人员的管理,忽视了对工作人员的培训工作。档案管理是一项系统的工作,在管理步骤上有很高的要求。由于管理人员的专业素质低,因此在档案收集、整理、分类、归档等工作及交接上经常出现混淆等问题。

(三)档案内容的完整度与系统性较低

档案内容的完整度主要體现在档案时间、档案登记等方面。在高校图书馆档案管理方面,系统性与完整性是基本的工作要求。由于管理人员素质低的问题普遍存在,间接导致了档案的完整度不足。一方面,由于工作人员的不稳定,造成档案缺档或断档;另一方面,由于没有建立完善的档案管理制度,档案经常混淆,具有盲目性与无序性,缺乏统一的管理标准。没有进行明确的登记和分类工作,造成了档案查阅时的困难,可利用性极低,档案也就失去了对于高校与图书馆建设的意义。

(四)档案的数字化建设滞后

在信息飞速发展的今天,网络化管理迅速普及。而在高校图书馆档案管理工作方面,管理方式与手段仍以人工为主,档案管理的数字化建设与现代化建设还十分滞后。档案的载体大部分仍为纸质,具有体积大、重量大、不易保存等缺点。相比纸质档案,电子档案存取的灵活度更高,易于保存。当今大部分高校的档案管理建设与发展无法实现与社会信息化的有效同步。

三、实现高校图书馆档案管理创新的有效措施

(一)建立图书馆业务档案管理系统

业务档案是图书馆档案的主要类别。在图书馆档案管理工作中,高校要建立完善的图书馆业务档案管理系统,实现电子档案的自动化、信息化、科学化和规范化。如今,信息化管理在高校图书馆档案管理工作中逐步得到推广应用,目前各大高校尝试利用多种系统管理平台辅助档案管理。高校图书馆档案的电子管理体系可满足用户行为与信息、信心评级等多方面的需求,最常见的是以web应用为中心的B/S构建模式。通过对高校图书馆各个部门与用户信息的梳理,建立完善的电子档案管理系统,对档案信息进行数据转换。系统中的操作与维护人员是图书馆专业的管理人士,主要工作是对档案进行快速存取,对分散的海量数据进行分析并将结果及时反馈给相应的管理部门,以便于及时、高效地解决管理工作中需要遇到的问题。一方面,高校图书馆及各部门的负责人可掌握图书馆全部的档案信息,还能授权于其他负责人相关权限。另一方面,用户可通过电子管理系统查询相关的档案资源,对高校图书馆的档案做出信息评价并提供可靠的管理建议。高校图书馆管理人员、部门负责人及用户可实现高效率的信息对接,增强了不同人员之间的信息可达性。

(二)规范图书馆档案管理工作

规范高校图书馆档案管理工作体现在以下两个方面:建立完善的图书馆电子档案目錄和图书馆数码档案。在建立完善的电子档案目录方面,高校图书馆管理人员首先应对纸质档案进行分门别类。在完成归档工作后,管理人员将根据纸质档案生成相对应的电子目录数据库,可大大提高查阅与检索效率,为科研工作争取了更多时间。在建立数码档案方面,由于高校图书馆目前信息化程度还较低,且校内的数码档案类型少、数量小,因此只能对数码档案的基本信息(包括时间、地点、主办单位、人物、主要内容等)进行整理,规范命名。其后,再对每个文件建立相应的文件夹,做好备份工作。在档案管理工作中,规范性与科学性是最基本的要求,是实现高校图书馆管理工作高效化的重要前提。

(三)加强“双套制”档案管理模式在高校的运用

如今,办公自动化技术已广泛应用于高校图书馆档案管理工作中,对高校档案管理模式需要有所创新,比如加强“双套制”档案管理模式的应用力度,即对同一份档案资料实现电子与纸质共同存储及二次利用的状态,纸质档案与电子档案互为镜像。将档案归档划分为两套不同体系,即日常事务文件归档与公文归档。另一方面,对于类如请示报告等重要文件档案,可先通过相应的档案查询系统进行归档,再进行纸质打印便以满足递交等需求,同时做好留底备存的工作;对于价值较高的文件档案,可通过档案管理系统进行分类与归档,同时进行纸质文件的备份。这种双套系统的管理模式,使档案管理工作具有更高的便捷性与可操作性,使档案的管理更加有序和科学,利于日后档案的快速录入与读取。同时,高校需制订规范性的管理方案,图书馆档案的一切管理方案均严格按照档案实体分类方案进行实行。

四、结语

本文通过对图书馆档案管理工作创新性的研究,发现我国高校图书馆档案的管理工作创新化方面还存在一定的问题并需要有所提升。希翼此文能为我国目前高校图书馆档案管理工作的创新提供可行性方案,在日后的管理工作中能规避不必要的问题,为积极推动高校图书馆建设起到促进作用。

参考文献:

[1]索新玉.图书馆档案管理创新研究[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2018(9):86-87.

[2]张挺.图书馆档案管理创新工作策略探讨[J].科技展望,2016(20):253.

(编辑单位 河南中医药大学)

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