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浅析商务英语函电写作中的用词技巧

2020-12-21 03:48:38 黄河黄土黄种人 2020年10期

陈萍

随着国际贸易活动的增多,商务英语函电作为跨国交易中交易者之间信息沟通的媒介与纽带,为对外贸易的顺利开展做出了巨大的贡献。但是由于学问背景、语言习惯的不同,跨国交易者在书面交流时会出现各种各样的语言问题,而词汇问题尤为突出。在函电写作中必须明确语义,使用合适、正确的词汇,提高函电的质量,避免贸易纠纷,促进国际贸易的顺利完成。文章从商务英语函电词汇的特点出发,分析函电写作中经常出现的问题,并提出英语函电写作中的用词技巧。

一、商务英语函电词汇特点

(一)专业性强

商务英语函电的撰写是商务活动中必不可少的环节,是帮助企业开发国际客户,与国际客户进行沟通便捷、有效的方式。函电基础常识包括:建立业务关系、商务谈判、订立合同、付款方式、包装、保险、装运、投诉和索赔等。对外贸易的各个环节都需要通过函电来协助完成,而国与国之间的贸易活动是严谨、系统的,因此,书面信息的传递必须使用贸易双方熟悉的词汇,避免产生不必要的纠纷,这使得函电词汇具有很强的专业性。

(二)缩略词使用广泛

语言学家马丁内提出了语言经济性原则,即在语言交际活动中要用较少的、省力的、熟悉的、普遍性的语言。国际商务活动中大量使用缩略词,正是为了准确、快速地传递信息,遵循了语言经济性原则,有助于不同学问间的沟通与交流。英语函电中经常使用简洁明了的贸易缩略词,如价格术语:FOB(离岸价)、CIF(成本加保险费、运费),支付方式缩略词:L/C(信用证)、D/A(承兑交单)、D/P(付款交单),包装重量缩略词:CTN(纸箱)、DOZ(一打)、G.W.(毛重),保险缩略词:FPA(平安险)、WPA(水渍险)、TPND(偷窃提货不着险)以及贸易机构缩略词:WTO(世界贸易组织)、IMF(国际货币基金组织)、PICC(中国人民保险)等。这些缩略词贯穿贸易流程,对于每个贸易环节都至关重要。

(三)朴实规范

商务英语函电的主要作用是将交易目的、交易内容、交易过程明确地表达出来,因此,经常用短句和朴实的字词来描述相关事实,不需要用华丽的辞藻来描述。例如,在描述产品时,只需要如实将产品的规格、颜色、形状、重量等阐述出来便可,不需要用过多的形容词来锦上添花;“and、however”等使句子更加冗长复杂的词汇很少使用,“which、that”等引导定语从句的关系词会使句子意思难以理解,在商务英语函电中也很少使用。另外,涉外商务活动应遵循相应的法律法规,外贸函电记录了买卖双方的交易行为,可以为理赔等纠纷案提供证据,因此,函电写作应正式规范。例如,当提出索赔时用:“claim:We lodge a claim with you for the short-weight.”(大家就短重向你方提出索赔)说明质量与合同不符时可以用:“We found that the quality of the goods was not in conformity with the contract stipulations.”(大家发现质量与合同规定不符)

二、商务英语函电写作中词汇使用常见问题

由于中文表达与英文表達的差异,跨国贸易者在进行跨学问交际时容易在语法,词汇的拼写、搭配、时态等方面出现错误,具体表现在以下方面。首先是专业术语表达错误,如“广交会”一般会被翻译为“Guangzhou Trade Fair”,实际上这个词的行话应该是“Canton Fair”。其次,由于母语负迁移等因素的影响,我国贸易者在撰写英语函电时,经常会出现中式英语的表达方式,如“The price of your product is very expensive.”(你方产品的价格很贵)对于母语非英语的人来说,“贵”的翻译先入为主的是“expensive”,而这句话中应用“high”与“price”进行搭配。最后,文字表达偏书面化,如在表示道歉时会使用“Its regretted that…”而不是“Im sorry…”。在实际的函电写作中,由于邮件替代对话,部分用词口语化更能表达写信人的真诚。

三、商务英语函电写作中的用词技巧

(一)使用专业词汇

在书写商务英语函电时,要注重文体的格式、表达的语气、词汇的意思,尽量使用专业性强的词汇,如保险费insurance premium,清洁提单clean B/L,信用证letter of credit等。英语词汇的准确表达与词义的正确理解,是达成贸易的重要保障。函电中的专业术语是经过长期、频繁的国际贸易交流与合作逐渐形成的,具有共识性,可以帮助简化交易手续、缩短成交时间。例如,FOB表示的是卖方在合同规定的港口把货物装到买方指定的运载工具上,负担货物装上运载工具为止的一切费用和风险的价格。简洁的术语便可将买卖双方的责任与风险清晰地划分出来,各个国家普遍认可。

商务活动涉及的范围非常广,专业词汇是行业领域的重要组成部分,与企业、产品、服务以及专业人员等有密切的联系。使用专业词汇可以降低沟通成本、提高贸易效率。常见的专业词汇有credit standing(信誉情况),firm offer(实盘),coverage(保险范围),drawer(出票人),shipping advice(装运通知),beneficiary(受益人),negotiating bank(议付行)等。

(二)使用固定搭配词汇

英语中存在一词多义、一义多词的现象。在口译过程中,译者可以根据发言人的语音语调以及学问背景选择合适的译词;但是在商务函电中,双方的沟通介质只有文字,无法及时获取对方的态度、语音语调等信息,也就是说,一封信函要囊括多种信息,所以,措辞必须准确无误。例如,“以……为收益人”用“in favor of”,“投保”用“cover”,“不可撤销信用证”用“irrevocable L/C”,“佣金”用“commission”,“带插图的目录”用“illustrated catalogue”,“马上装运”用“prompt shipment”,“对某物询价”用“make an inquiry for sth.”。使用固定搭配的词语可以减少写作错误的出现频率,从而避免对企业造成经济损失。如“大家用即期信用证付款。”一般翻译成“We would like to pay by L/C at sight.”,如果译成“We would like to pay you as soon as we receive your documents.”则容易使人产生误解。另外,英语中的固定搭配是已经约定俗成的用法,具有特定的意义,使用固定搭配,贸易双方都能够准确地理解对方想要传达的信息。

(三)使用礼貌用语词汇

在商务活动中,贸易双方要互相敬重,因此,人们利用一些商务准则来约束自己的行为,这不仅涉及人们的言谈举止,还包括书信的往来。在商务英语函电的写作中,也应注意商务礼仪的要求,避免使用命令性的词汇,应用被动语态代替主动语态,弱化语气,以免双方产生矛盾。例如,“Your products need to be improved in quality.”比“You should improve the quality of your products.”语气更为委婉,更容易被人接受。另外,尽量用以对方为中心的词汇,保持商量的口吻,比如收到来信常使用“Thank you for your letter of…”等作为回信开头。商务信函中用疑问句式代替肯定句,如“Would you please…?”等。你方为先的礼貌原则可以将函电撰写者表达的重心转移到事件上,而不是收信人,积极、正面的词汇更有利于协商解决问题。

四、结语

商务英语函电的写作应该秉承认真、严谨的作风,遵循国际贸易法律、法规,符合商务礼仪规范的要求。一封优质的英语函电不仅可以帮助企业和客户建立良好的关系,还可以为企业创造更多的合作机会。在任何一个撰写函电的环节都要精准用词,这样才能反映交易过程中的客观事实,使函电的积极作用得到最大程度地发挥。

参考文献:

[1]陆浔.浅议商务英语函电中缩略词的构词特点和使用要求[J].常识经济,2016(11):131-132.

[2]杨秋怡.高职外贸英语函电写作的问题及对策[J].河南广播电视大学学报,2019(3):85-91.

[3]杨晓宇.浅析商务英语函电的翻译原则和语序译法[J].现代交际,2017(20):183-185.

[4]郭玉琴.关于外贸函电翻译中常见问题的分析及翻译技巧的探讨[J].中国培训,2016(24):245.

(编辑单位 苏州健雄职业技术学院)

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